Skal bedriften flytte? – Her er 7 flyttetips!

Av Pål Karlsen 13. des 2018

Norsk-Makulering_tips_flytte-kontor

Skal bedriften flytte, eller skal du bytte kontor? I begge tilfeller kan det lett skje at sensitiv informasjon kommer på avveie. Derfor kan det være lurt å planlegge et opplegg for sortering og sikker makulering som en del av flytteprosessen. Dokumenter på avveie kan både føre til bøter og omdømmetap. I denne bloggen finner du noen tips jeg håper kan være nyttige ved flyttingen.

Jeg har selv vært med på noen flytteprosesser og vet at de kan bli hektiske hvis man ikke har planlagt dem godt nok. I nye kontorer vil man gjerne starte med noen blanke ark. Det vil blant annet bety at en del dokumenter man har liggende, ikke skal bli med på flyttelasset. Det samme gjelder utstyr. Kanskje kombineres flyttingen med at man i tillegg til nye kontormøbler fornyer det digitale utstyret som PCer, laptoper, printere eller kopimaskiner. Diverse ledninger og annet elektrisk utstyr skal man kanskje også kvitte seg med.

Her er 7 tips om hvordan prosessen kan håndteres.

1. Lag en flytteplan

Så tidlig som mulig er det selvsagt viktig å få på plass en plan med tidspunkter for det som skal skje under flyttingen. Den bør beskrive hvem skal gjøre hva, hvilket ansvar de har, hva dere skal ta med og hva som ikke skal med til nye lokaler? Ikke minst er det viktig med et opplegg for hvordan det som ikke tas med skal behandles.  Lag gjerne en slik flytteplan som en sjekkliste.

2. Sørg for tidlig og tydelig informasjon

Hvis alt skal gå etter planen, er det viktig med tidlig og tydelig informasjon til alle om det som skal skje. Det vil bedre kommunikasjonen dersom de ansatte får være med å utarbeide flytteplanen. Legg særlig vekt på at man krysser av for alle punktene i sjekklista dere har laget. Da vil dere ha trygghet for at man ikke glemmer noe og får uønskede hendelser.

3. Sorter og merk

Det vil være ulike måter å behandle både det utstyret og de dokumentene dere skal ta med dere til de nye lokalene på og det som skal kastes. Derfor er det viktig med et system for sortering og merking. Særlig er det viktig når det gjelder behandlingen av det sensitive materialet dere ikke vil skal komme på avveie.

4. Sørg for sikker makulering av dokumenter

Å bruke papirkurven eller søppelsekken for å kvitte seg med dokumenter, er som oftest en usikker løsning. Da kan det som er sensitiv informasjon lett komme i hendene på uvedkommende. Det kan bli dyrt. Det sikreste er å makulere alt.

Et godt alternativ er å bruke plomberte makuleringsbeholdere, som Norsk Makulering kan levere og hente. Vi har en sikker prosess med transport i låste biler til et lukket og videoovervåket anlegg for kverning av dokumentene.  De kvernede bitene blandes med andre og presses i baller som sendes til gjenvinning i form av husholdningspapir og toalettpapir. En god miljømessig løsning. Alt personell som er involvert i prosessen er sikkerhetsklarert.

5. Slett innhold på digitale lagringsmedier

Det er viktig å slette innholdet i det digitale utstyret dere ikke tar med dere. Også her kan makulering være en løsning vi kan hjelpe dere med. Da kvernes harddisker og andre lagringsmedier slik at innholdet ikke kan gjenskapes. Det kvernede materialet går til gjenvinning. Det samme gjelder metallrammer på laptopper og PCer. Batterier tas ut og behandles som EE-avfall. Husk at printere og kopimaskiner også inneholder harddisker med sensitiv informasjon som bør slettes.

6. Sorter EE-avfall

Husk også at ledninger og annet elektrisk utstyr som dere ikke tar med, krever spesiell behandling. Sørg derfor for å sortere det det som er EE-avfall i egne esker eller beholdere og lever det til steder hvor slikt avfall tas imot.

7. Start med gode sikkerhetsrutiner

Å etablere seg på et nytt sted kan også være et godt påskudd til å gå gjennom de rutinene dere har for informasjonssikkerhet. Med ny personopplysningslov hvor GDPR er tatt inn, er det nå et krav at man skal ha et system for informasjonssikkerhet. Benytt derfor sjansen til å få på plass en god sikkerhetskultur i hele bedriften. Det kan lønne seg.

 

 LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

 

Temaer: Datasletting, Makulering, flytting av bedrift


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Se animasjon om vår prosess: norskmakulering.no/prosess

Norsk Makulering prosess

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg