Med sikker makulering kommer ikke dokumenter på avveie

Av Pål Karlsen 22. feb 2018

ngn_32899134750_650x300.jpg

Sikker makulering er en prosess som gir trygghet for at dokumenter med personopplysninger eller annen sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. I den prosessen må det være gode rutiner internt i virksomheten når opplysningene registreres, lagres og behandles, og det må være sikkerhet i alle ledd når dokumentene skal makuleres.

EUs personvernforordning (GDPR)som blir norsk lov 25. mai, stiller strengere krav og pålegger virksomhetene flere plikter i hele denne prosessen. Norsk Makulering leverer tjenester som kan sikre at kravene oppfylles og pliktene utføres. 

Hva består denne prosessen av? Ja, blant annet internkontroll, informasjonssikkerhet, informasjonspliktpersonvernerklæring og sikker sletting. Er du usikker på om rutinene i din virksomhet er gode nok, kan du laste ned vår GDPR-sjekkliste nedenfor og ta vår sikkerhetstest. Vi har laget en video, som viser hvordan vår makuleringsprosess foregår. 

Å ha kontroll på sensitiv informasjon, handler selvsagt først og fremst om personvern og å  beskytte kunder, klienter, pasienter og opplysninger om egen bedrift. 

Du skal også være klar over at informasjon på avveie kan utgjøre en risiko for bedriftens omdømme og konkurransekraft. 

 «Alt du ikke ønsker på forsiden av avisen, må du ha en sikker løsning på»

Den tanken er et godt utgangspunkt hvis du ønsker å kartlegge virksomhetens rutiner rundt sikkerhetsmakulering.

Dette bør du tenke over

Skal du hindre dokumenter på avveie følger her noen punkter det er verdt å tenke over - både når det gjelder oppbevaring og destruksjon av papir, og hvis elektronisk utstyr skal byttes ut.

  • Hva bør makuleres?
  • Hvilke konsekvenser får det hvis sensitiv informasjon fra dere havner hos uvedkommende?
  • Har dere rutiner for hvordan dere behandler informasjon og materiale som skal kastes?
  • Hva gjør dere med regnskapsinfo som har gått ut på dato?
  • Hvor kaster dere papir og dokumenter - og hvor havner det til slutt?
  • Hvis dere har en makuleringsmaskin - hvor sikker er den?
  • Har dere makuleringsbeholder fast eller ved behov?
  • Hva gjør dere med gamle PCer og telefoner som skal byttes ut?
  • Har dere en oversikt over hvem som har ansvar for hva?
  • Har dere rutiner for destruksjon av notatbøker, almanakker og andre notater?

Som du ser, er det mye å tenke over hvis du skal makulere dokumenter og informasjon på en sikker måte. Når det gjelder sletting av digital informasjon, er det lurt å ha gode rutiner på det også. Det er fort gjort å miste oversikten når omløpshastigheten på teknologiske enheter har blitt som den er i dag - telefoner og PCer har blitt forbruksvarer man ofte kvitter seg med uten å tenke noe særlig på å tømme dem for informasjon først.

Ønsker du å lese mer om dette? Last ned e-boken «Sikker makulering» gratis.

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

 

Temaer: sensitiv informasjon, sikker makulering, GDPR, dokumenter på avveie


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Se animasjon om vår prosess: norskmakulering.no/prosess

Norsk Makulering prosess

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg