Makulerte post-it-lapper - slapp GDPR-bot

Av Ingrid Bjørdal 28. nov 2019

Norsk-Makulering_post-it-lapper_gdpr-bot_fotoshutterstock_1393797893

Hender det at du på jobben gjør notater eller stikkord på post-it-lapper fra samtaler med andre? Lar du disse ligge på bordplaten eller fester dem på veggen? Eller hender det at andre dokumenter med personopplysninger blir liggende på pulten din når du ikke er der? Ja, da kan det være brudd på personvernreglene i GDPR og medføre bot. En dansk kommune unngikk bot fordi de makulerte post-it-lappene etter kort tid. 

Datatilsynene i Norden har avtalt å ha et tett samarbeid etter at EUs personvernforordning (GDPR) er innført i de nordiske landene. En viktig del av denne avtalen - også kalt København-erklæringen - er erfaringsutveksling. Det betyr at de regelmessig skal dele informasjon om praktiseringen av regelverket, saker som behandles og bøter som utstedes. Et slikt samarbeid vil trolig bety at saker behandlet i ett av landene, kan gi veiledning om praksis i de andre landene. 

Slik sett kan behandlingen i det danske datatilsynet av en klage mot en kommune, gi en pekepinn på hva som blir praksis ved liknende tilfeller i Norge. 

GDPR gjelder personopplysninger på post-it-lapper

Klagen mot den danske kommunen kom fra en person som hadde hatt samtaler med en av kommunens medarbeidere. Klageren registrerte at den ansatte gjorde notater på post-it-lapper fra samtalene. På lappene ble det notert personopplysninger som personnummer, navn, bydel og opplysninger om ledighetsperiode. Disse opplysningene ble i følge klageren liggende synlig på arbeidsplassen slik at uvedkommende kunne se dem. Dessuten skal klageren ha observert at de bla kastet i papirkurven etterpå og derfra gikk i vanlig søppelbeholder.

Datatilsynet slår på generelt grunnlag fast at opplysninger på klistrelapper, som de nevnte, faller inn under bestemmelsene i GDPR. Derfor vil kravet om at slike opplysninger ikke skal komme på avveie og nå fram til andre, gjelde. 

I selve kjennelsen la imidlertid datatilsynet til grunn at notatene på lappene var til midlertidig bruk før informasjonen ble lagt inn digitalt. I følge kommunen var de ikke tilgjengelige for andre. Før de ble lagret digitalt var de innlåst i skap og etterpå ble de lagt i en låst beholder og sendt til makulering. Dette godtok tilsynet, og bot ble ikke ilagt. 

Makulering hindret bot

Selv om det ikke ble bot denne gangen, kan redegjørelsen fra datatilsynet tolkes som at bot kunne blitt ilagt dersom innholdet på klistrelappene kunne ses av uvedkommende blant annet som en følge av at de ikke ble makulert. 

Hvordan er det hos dere? Hender det at slike lapper eller andre dokumenter med sensitive opplysninger blir liggende på skrivebordet når du ikke er til stede?  Har dere fortsatt papirkurv, hvor disse dokumentene kastes? Låser dere PCene når dere forlater arbeidsplassen, eller kan det tenkes at andre kan se hva som finnes på skjermen? Hva med kopimaskinen og printere eller  møterom? Hender det ofte at dokumenter glemmes igjen der? Ja, da er det ikke utenkelig at det kan medføre bøter hvis Datatilsynet kommer på besøk

Dette er det i så fall mulig å gjøre noe med. Norsk Makulering tilbyr en løsning med sikker makulering av sensitiv informasjon. Vi setter ut forseglede beholdere som papirdokumentene kan kastes i. Beholderne hentes av sikkerhetsgodkjent personell som kjører dem i låste biler til makuleringsanlegget vært. Anlegget er låst og har videoovervåking med utrykning. Dokumentene i beholderne kvernes slik at innholdet ikke kan gjenskapes. Det er en sikker og enkelt måte å unngå GDPR-bøter på. 

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

Temaer: sikker makulering, personopplysninger, GDPR


Ingrid Bjørdal's photo

Av: Ingrid Bjørdal

Ingrid Bjørdal er administrerende direktør i Norsk Makulering. Hun har jobbet i Norsk Gjenvinning siden 2001 og har siden den gang hatt stillinger innen nedstrøm/logistikk, vært konserntrainee, HMSK-sjef for Norsk Gjenvinning Industri og HR-sjef for konsernet siden 2007. I 2016 ble hun direktør for organisasjonsutvikling og compliance. Ingrid har en Bachelor of Science (BSc) fra Universitet i Oslo og Bergen, og en Master of Science (MSc) i Human Resource Management and Organisational Analysis fra King’s College i London. Hun har hatt flere verv i bransjen, og sitter bl.a. i forhandlingsutvalget på Miljøoverenskomsten og er oppnevnt av NHO som meddommer i arbeidsrettssaker i Oslo Tingrett.

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Se animasjon om vår prosess: norskmakulering.no/prosess

Norsk Makulering prosess

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg