Ferdig med årsoppgjøret: Har du tenkt på sikkerhetsmakulering?

Av Norsk Makulering 24. feb 2016

Makuler dokumenter i gamle permer når du er ferdig med årsoppgjøret

Du kan tillate deg en velfortjent liten pause når årsoppgjøret er levert. Men - du er kanskje ikke helt ferdig likevel? Har du fortsatt gamle papirer stående i rader av sprekkeferdige permer?  Da bør du benytte den litt roligere tiden etter intenst regnskapsarbeid til en aldri så liten ryddesjau. Jeg har samlet det viktigste du bør tenke på i fire punkter.

1. Hvor lenge må du oppbevare regnskapsinformasjon?

I følge bokføringsloven skal primærdokumenter oppbevares i fem år. Enkelte bransjer og transaksjoner er imidlertid pålagt lengre oppbevaringstid. Du kan lese mer om det i bokføringsforskriften.

2. Har dere rutiner for sletting av regnskap og dokumenter?

Er det litt tilfeldig når du bestemmer deg for å kaste regnskapspapirer, eller har dere godt innarbeidede rutiner? Dere foretar kanskje makulering av gamle regnskapsbilag fast etter hvert årsoppgjør?

Dersom dere ikke har faste prosedyrer på dette, anbefaler jeg at dere etablerer gode rutiner snarest. I Norsk Makulering har vi utarbeidet sju tips for bedre rutiner for makulering. De finner du i dette blogginnlegget. 

3. Makuleringsmaskin eller makuleringsbeholder?

Fører du regnskap på papir og har mye som skal kastes, bør du kanskje vurdere å leie inn en makuleringsbeholder. Det er en låsbar papirbeholder som er spesiallaget for oppbevaring av sensitiv informasjon, og som det er umulig å hente opp dokumenter fra når den er låst.

Velger du en slik løsning for sikkerhetsmakulering kan du spare mange timer med arbeid foran makuleringsmaskinen - og dermed tid som du kan bruke på andre viktigere oppgaver.

Skal du leie en beholder, må du også tenke på hvorvidt dere har plass til den, om det er greit å få den på plass, og hvor den kan stå. 

Er det store mengder dokumenter, permer, arkivkasser etc. som skal kastes, kan det være hensiktsmessig å be om en åpen beholder når du bestiller. Du fyller ganske enkelt alt som skal makuleres i beholderen, og plomberer den selv før den transporteres til makulering. Transporten skal utføres av sikkerhetsklarert personale som har dokumenterte prosedyrer.

Sannsynligvis er dette noe som gjentar seg fra år til år. Da kan det være lurt å vurdere om du skal inngå en avtale om sikkerhetsmakulering.

Har dere små papirmengder, kan en makuleringsmaskin være løsningen. Da bør du være sikker på at maskinen har en kapasitet som passer for dere, og at dere har gode rutiner rundt makuleringsarbeidet.

4. Sletting av digital regnskapsinformasjon

På samme måte som du forsøker å begrense papirbunkene dine, bør også den digitale informasjonsmengden du lagrer, holdes på et visst nivå. Ta en gjennomgang, og ikke glem sikkerhetskopiene. Forhåpentligvis har dere det som en del av rutinen allerede. Det finnes programvare som sletter data på en sikker måte. Norsk Sikkerhetsmyndighet har laget en oversikt over godkjente verktøy for datasletting. 

Lykke til med ryddingen!

LAST NED GRATIS GUIDE:Sikker makulering i din bedrift

Temaer: Makulering


Norsk Makulering's photo

Av: Norsk Makulering

Norsk Makulering tilbyr en oppdatert og profesjonell makulerings- og destruksjonstjeneste. Vi destruerer og makulerer etter de strengeste krav slik at det innsamlede materiale aldri kan brukes igjen i sin opprinnelige form.

Følg på Facebook

Følg på LinkedIn

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Se animasjon om vår prosess: norskmakulering.no/prosess

Norsk Makulering prosess

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg