Er du i tvil om hvilke data som bør slettes?

Av Pål Karlsen 22. aug 2019

Norsk-Makulering_Hva-bør-du-makulere__v2_foto_shutterstock_587035805

Hvilke data er det egentlig nødvendig å slette? Det er et spørsmål vi av og til har fått. Med varslede millionbøter fra datatilsynet og økt klagemengde etter innføring av EUs personvernforordning (GDPR), er ikke spørsmålet blitt mindre aktuelt den siste tiden. Svaret er at noe, for eksempel personopplysninger, er dere lovpålagt å slette. Andre vil det av økonomiske grunner være lurt å slette. Er dere i tvil, er det sikreste å slette alt. Makulering er da en sikker metode både for papirdokumenter og data i digitale lagringsmedier.

Den nye personopplysningsloven hvor GDPR er innlemmet, har som formål å hindre at personopplysninger kommer på avveie. Derfor skal opplysninger som man ikke lenger har grunnlag for å lagre og behandle, ifølge loven slettes. De finnes både i papirdokumenter i arkiver og i gamle PCer som ikke er i bruk.  Det samme gjelder annen sensitiv informasjon.

Når man skal avgjøre hva som bør slettes, finnes en del svar i loven, og andre sensitive data synes det kanskje opplagt at man bør slette. Det er imidlertid viktig å være klar over at tilsynelatende "ufarlige" opplysninger, kan føre til personvernkrenkelser eller gi økonomiske tap hvis uvedkommende får tak i dem. De kan settes sammen med andre opplysninger og dermed gjøre det mulig for kriminelle utnytte dem til for eksempel hacking og ID-tyveri. Det gjelder også informasjon på papir.

Nedenfor har jeg laget en oppstilling av ulike data som helst ikke bør komme på avveie. Forhåpentligvis kan den være nyttig for en ny gjennomgang av de valgene dere har gjort.

Hva er personopplysninger?

Den nye personopplysningsloven skiller mellom sensitive og vanlige personopplysninger. For behandling av førstnevnte kategori gjelder spesielle krav også til sletting. Sikker makulering er en god måte å oppfylle disse kravene på. Loven nevner følgende som sensitive personopplysninger:

  • rasemessig eller etnisk bakgrunn
  • politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
  • at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
  • helseforhold
  • seksuelle forhold
  • medlemskap i fagforeninger

Fødselsnumre og andre identifikasjonsnumre omfattes ikke av reglene for særlige kategorier av personopplysninger, men kan likevel ikke behandles fritt. Særlig hvis disse kan settes sammen med andre opplysninger hvis de kommer på avveie, kan faren for misbruk øke.

Sensitiv informasjon

Så finnes det mye annen sensitiv informasjon, som av ulike grunner bør makuleres. Vær også her klar over at enkeltopplysninger fra ulike dokumenter kan settes sammen og gi muligheter for misbruk.  

I noen sammenhenger vil disse opplysningene være taushetsbelagte, eller inngå som en del av avtaler og kundeforhold, som kan påføre eget og andre firmaer skade hvis uvedkommende får tilgang til dem.

Å lage en fullstendig liste over slik informasjon, er ikke mulig, men nedenfor er en del eksempler på dokumenter og informasjon som bør makuleres:

  • Pass
  • Boardingpass
  • Lønnsspesifikasjoner
  • Lønnsoppgaver
  • Ansettelsesavtaler
  • Bankgiroer
  • Navn
  • Adresser
  • Kontonumre
  • Selvangivelser
  • Kontoutkrifter
  • Inkassokrav
  • Regnskapsbilag man ikke lenger har plikt til å oppbevare
  • Dokumenter i bruk ved årsoppgjørene
  • Organisasjonskart
  • Styredokumenter
  • Referater

Listen kan gjøres en god del lengre, hvilket indikerer at det sikreste som sagt er å makulere alt.

 

LAST NED GRATIS GUIDE:Guide for sikker makulering av digitale lagringsmedier

Temaer: sikker makulering, personopplysninger, GDPR, sensitive data


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Se animasjon om vår prosess: norskmakulering.no/prosess

Norsk Makulering prosess

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg