Vurderer dere makuleringsløsning? Her er seks ting dere bør tenke på

Av Pål Karlsen 21. jun 2018

NorskMakulering_17102017_0827_I forbindelse med at EUs personvernforordning (GDPR) om en drøy uke blir norsk lov, er dere kanskje i ferd med å ta en siste gjennomgang av rutinene for makulering hos dere. Da bør det være en bred gjennomgang. Har dere for eksempel tenkt på at en sikker makuleringsløsning starter med et ryddig kontor.

Et av formålene med GDPR er å hindre at personopplysninger skal komme på avveie og bli misbrukt. Derfor er det strengere krav til sletting av disse opplysningene. De samme kravene bør stilles til annen sensitiv informasjon. Med sikker makulering kan disse kravene oppfylles.

Nedenfor er seks ting dere bør tenke på når dere vurderer makuleringsløsninger:

  • Hvordan ser det ut i lokalene? Ryddig kontor er viktig for sikker makulering. Flyter det dokumenter på skrivebord, møterom eller ved printere og kopimaskiner, blir de lett glemt og kan komme på avveie. Har dere regler og rutiner for hvordan dokumenter med sensitiv informasjon skal behandles?
  • Har dere rutiner for hvordan dokumenter skal slettes? Er de sikre nok? Kastes for eksempel dokumenter i papirkurva og havner i søpla? Du kan sjekke det ved å ta sikkerhetstesten vår.
  • Kjenner alle hos dere rutinene for sletting av dokumentene, og har dere kontroll på at de følges? For å oppfylle kravene i GDPR må alle ha et opplegg for internkontroll og sletterutinene bør være en del av det opplegget.
  • Hva er effektiv makulering? I tillegg til å være sikre, bør makuleringsløsninger være enkle og effektive med minst mulig tidsforbruk. Ved store dokumentmengder dannes det lett kø ved en makuleringsmaskin. Det kan bli ventetid fordi posen med strimler ikke er tømt eller fordi maskinen er ute av drift og man venter på vedlikehold. Støy, støv og forstyrrelser, kan være et annet problem. Da er det lett å glemme makuleringen en periode. En makuleringsbeholder løser det.
  • Hvilke dokumenter må eller bør slettes? GDPR har regler for hvilke personopplysninger som bør slettes når det ikke lenger er grunnlag for å lagre dem. Men også andre sensitive dokumenter bør slettes. Særlig bør man være oppmerksom på at de som er på jakt etter sensitiv informasjon, kan sette sammen opplysninger fra flere dokumenter. Det sikreste er derfor å makulere alt.
  • Hva gir størst sjanse for at innholdet i dokumentene faktisk blir slettet? Som beskrevet ovenfor avhenger det av de rutinene dere selv har etablert. Det må være sikkerhet i alle ledd. Så må selve makuleringen skje på en slik måte at innholdet ikke kan gjenskapes. Mer om hvordan Norsk Makulering kan tilby deg den sikkerheten, finner du på norskmakulering.no.

Nedenfor finner du også en gratis sjekkliste for GDPR.

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

Temaer: sikker makulering, GDPR, personvern, makuleringsløsning


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer