Har du tenkt på at du kan unngå omdømmetap ved makulering av alle dokumenter?

Av Pål Karlsen 4. apr 2018

papiravfall_650x300.jpg

Er informasjonssikkerheten for dårlig i bedriften din, er sjansen stor for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Med nye personvernregler som følge av at EUs personvernforordning (GDPR) snart blir norsk lov, kan det føre til både millionbot og omdømmetap. Har du tenkt på at den sikreste måten å unngå det på, er å makulere alt?  

Kundene sjekker

I GDPR stilles det krav til måten bedriften din samler inn, lagrer, behandler og sletter personopplysninger på. Med andre ord krav til informasjonssikkerhet.

Men informasjonssikkerheten gjelder ikke bare personopplysninger. Du bør ha rutiner som hindrer all sensitiv informasjon bedriften håndterer, i å komme på avveie.  Oppmerksomheten som har vært rundt GDPR, vil føre til at mange som har en tilknytning til bedriften din - både internt og eksternt -  vil følge med på hvordan dere håndterer kravet om informasjonssikkerhet. Særlig gjelder det kundene deres.

Frykter mest

Hvis kundene ser at internkontrollen og rutinene ikke er gode nok, svekker det selvsagt omdømmet til bedriften din. En undersøkelse forsikringsmeglerforetaket AON har gjennomført, viser at det toppledere frykter mest er omdømmetap. Du hører kanskje med til dem? I så fall er det på tide å sjekke om du har oppfylt alle kravene som stilles i GDPR. Et tilfredsstillende regelverk skal være på plass når endringene av personopplysningsloven trer i kraft om litt. Nedenfor finner du en gratis sjekkliste, som kan være til hjelp i arbeidet med GDPR.

Kanskje tåler bedriften en bot, men tap av omdømme kan få mer dramatiske konsekvenser. Og da gjelder det ikke bare personopplysninger. Sensitive informasjon på avveie som for eksempel regnskapstall og kundeforhold, vil svekke kundenes tillit til bedriften. Har du tenkt på hva følgen av det kan bli? Det påvirker konkurranseevnen med de inntektstap det kan medføre. I verste fall melder konkursspøkelset seg. 

Ikke i papirkurven

God internkontroll med gode sikkerhetsrutiner er nødvendig. Et enkelt grep som raskt kan gjennomføres som en del av sikkerhetsrutinene, er sikker makulering. Da må du forsikre deg om at dokumenter ikke havner i papirkurven, blir gjenglemt ved printere, kopimaskiner eller ved makuleringsmaskinen. Havner sensitiv informasjon der, er den egentlig tilgjengelig for alle. Risikoen er stor for at papirene blir gjennomsøkt av uvedkommende. Det er mange eksempler på at dokumenter med personopplysninger og annen sensitiv informasjon blir funnet på steder hvor hvem som helst kan få tilgang til dem.  Ved slike hendelser blir det gjerne omtaler i media.

Vil du unngå negativ medieomtale på grunn av utilsiktede hendelser, bør du i alle fall stille deg disse spørsmålene:

  • Hva gjør vi med papir som skal kastes?
  • Har vi rutiner for makulering av sensitive dokumenter?
  • Hvem følger opp at de blir fulgt?
  • Er vi helt sikre på at ikke noe havner i søpla, som ikke burde havne der?

Makuleringsbeholder

Sikker makulering er svaret på disse spørsmålene.  Norsk Makulering kan tilby en ordning med låste makuleringsbeholdere hvor dokumentene enkelt kan legges i gjennom en smal åpning. Beholderne hentes av sikkerhetsklarert personell, som transporterer dem i låste biler til et avlukket makuleringsanlegg. Der kvernes dokumentene i så små biter at de ikke kan gjenskapes. De kvernede bitene pakkes i papirballer, som går til gjenvinning og blir til husholdningspapir og toalettpapir.

Du kan se hvordan prosessen foregår hos oss ved å laste ned denne videoen.

Mer informasjon om hva vi kan tilby finner du på www.norskmakulering.no

HUSK: DET SIKRESTE ER Å MAKULERE ALT

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

 

Temaer: GDPR, omdømmetap, sensitiv informasjon, sikker makulering, informasjonssikkerhet


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer