Hvordan hindre at sensitiv informasjon om elever kommer på avveie?

Av Aini V. Eikemo 28. mai 2017

ngn_32432209163-767364-edited.jpg

Når eksamen er overstått, karakterer gitt og vitnemål utdelt er det tid for opprydding og forberedelser til neste skoleår. En del av dette vil bestå av sletting av sensitive personopplysninger om elever og å lage et sikkert opplegg for behandling av slik informasjon for neste skoleår. I den prosessen er det risiko for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Hvis man ikke ønsker å lese i mediene at slik elevinformasjon har kommet uvedkommende i hende, er det viktig å kjenne til reglene som gjelder for oppbevaring og makulering av all informasjon.

Det er flere utfordringer knyttet til bruk og lagring av sensitive opplysninger. Fremdeles oppbevares denne type informasjon også i papirform. Hvilke lovkrav sørger for at alle opplysningene blir trygt ivaretatt?

Hva er personopplysninger?

Litt enkelt sagt er personopplysninger alle opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson. Det stilles større krav til dokumentasjon av elevens læring og utvikling enn hva som var praksis tidligere, og dette medfører et større behov for individuelle tilpasninger - noe som igjen gjør at elevmappene blir stadig mer omfattende.

I barnehage- og skolesammenheng lagres det sensitiv informasjon som:

  • Individuelle opplæringsplaner 
  • Prøver med karakter og tilbakemeldinger 
  • Kartleggingsmateriale 
  • Bilder og videomateriale 
  • Lydopptak 
  • Opplysninger om hjemmeforhold 
  • Korrespondanse mellom skole, foreldre og offentlige instanser om barn og elever 
  • Referat eller notater fra utviklings- og foreldresamtaler 
  • Karakterkort og underveisvurderinger 
  • Anmerkningslapper

Samlet sett gir disse opplysningene et detaljert bilde av et barns utvikling, faglig og sosial atferd gjennom et helt utdannelsesløp. Lover og forskrifter stiller krav når det gjelder bruk, oppbevaring og sletting av denne informasjonen.

Personopplysninger som gjelder barn, skal ifølge personopplysningslovens § 11, ikke behandles på en måte som er uforsvarlig av hensyn til barnets beste. Opplysningene skal heller ikke oppbevares lenger enn nødvendig. Hvis ikke personopplysningene skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes. 

Se også: Personopplysningsloven: Dette må du kjenne til »

Hva sier arkivloven?

Alle kommuner har en arkiveringsplikt etter arkivloven, og denne overstyrer loven om personvern. Arkivlovens § 6 sier at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for nåtid og ettertid.

Hva skal slettes og hvordan blir det gjort?

Det er forskjell på papirer som hører hjemme i elevmappen og øvrige dokumenter som prøver o.l. Det skal foretas regelmessige arkivbegrensninger. Dette gjøres i forbindelse med postbehandling eller ved arkivering. Dersom dette ikke er gjort, skal det gjøres ved bortsetting eller senest ved avlevering til arkivdepot. Materialet som blir skilt ut ved arkivavgrensning skal slettes på en sikker måte slik at det ikke kan spores tilbake til hverken elev, barn, foresatte eller andre personer. Arkivforskriften § 3-19 regulerer hva som skal arkivbegrenses.

25. mai 2018 får vi ny personvernforordning i Norge. Den legger økt vekt på sikkerhet knyttet til det enkelte individ, og blant annet rett til å få slettet informasjon.

Les også: Konfidensielle dokumenter på avveie internt?

Tips til makuleringsrutiner

En god makuleringsrutine bør inneholde en beskrivelse om

  • Hvordan og når opplysninger skal slettes (på en korrekt måte) 
  • Hvem som har ansvaret for å slette opplysninger det ikke er bruk for lenger 
  • Hvilke opplysninger som skal arkiveres og hvilke som skal slettes
Har ikke virksomheten din rutiner for sikker makulering bør du etterspørre det. Det samme gjelder mulighetene for at du så enkelt som mulig kan makulere dokumenter som ikke skal oppbevares videre. Tilgjengelige makuleringsmaskiner med tilstrekkelig kapasitet, eller makuleringsbeholdere i nærheten av arbeidsplassen, reduserer risikoen for at opplysninger kommer på avveie. 
LAST NED GRATIS GUIDE:Sikker makulering i din bedrift

 

Temaer: Makulering, sensitiv informasjon, personopplysninger


Aini V. Eikemo's photo

Av: Aini V. Eikemo

Aini har siden 2013 jobbet som Kvalitetssjef for Norsk Makulering og hennes viktigste oppgave er å styrke kvalitets- og sikkerhetsutviklingen i organisasjonen. Hun er utdannet Bachelor i økonomi og administrasjon med spesialisering i prosjektledelse. Aini har tidligere jobbet i lederstillinger for både offentlige og private virksomheter som Midt Nett, Kriminalomsorgen og Norsk Garanti. Hun har også lang erfaring fra gjennomføring av flere store prosjekter for olje- og gassindustrien.

Epost

Kommentarer

En blogg fra Norsk Makulering

Norsk Makulering AS er landets største og mest komplette leverandør av makuleringstjenester og behandler hvert år mange tusen tonn papir med sensitiv informasjon. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Besøk norskmakulering.no

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Siste innlegg