Hvordan unngå at sensitive data om elever havner i søpla?

Av Pål Karlsen 13. jun 2018

Hvordan unngå at sensitive data om elever havner i søpla?

Personvernet styrkes når EUs personvernforordning (GDPR) blir norsk lov 1. juli. Virksomheter, som skoleverket, får større ansvar og flere plikter. Brudd på regelverket kan gi millionbøter. Det kan derfor være lurt å være ekstra påpasselige når dere nå etter eksamen og før skoleferien rydder i dokumentene. Strengere krav til sletting er en del av den nye personopplysningsloven.  Sensitive data om elever bør da ikke havne i søpla.

GDPR er vedtatt for å hindre misbruk av personopplysninger. Slikt misbruk kan skje hvis dokumenter kommer på avveie ved at de havner i papirkurva og i søpla. Det er ingen sikker måte å slette personopplysninger eller annen sensitiv informasjon på.

Sikker makulering

Skal du være trygg på at sensitiv informasjon om elevene ikke kommer på avveie, må dere ha et opplegg for sikker makulering. Her finnes det mange løsninger, blant annet avhengig av mengden dokumenter som skal slettes. Sletterutinene må dessuten være en del av et opplegg med internkontroll. Er du usikker på om opplegget hos dere er godt nok, kan du ta sikkerhetstesten vår.

Hva skal makuleres?

I en ryddesjau eller i det daglige oppstår det kanskje spørsmål om hva man egentlig bør makulere. Eksempler på slik informasjon i skolene kan være:

  • Individuelle opplæringsplaner 
  • Prøver med karakter og tilbakemeldinger 
  • Kartleggingsmateriale 
  • Bilder og videomateriale 
  • Lydopptak 
  • Opplysninger om hjemmeforhold 
  • Korrespondanse mellom skole, foreldre og offentlige instanser om barn og elever 
  • Referat eller notater fra utviklings- og foreldresamtaler 
  • Karakterkort og underveisvurderinger 
  • Anmerkningslapper

Alt dette er sensitiv informasjon om elever som ikke må komme på avveie. Når det ikke lenger er lovpålagt å beholde dem for eksempel i henhold til Arkivloven eller av andre grunner, må sletting skje på en sikker måte.

Gratis sjekkliste

Med GDPR får virksomhetene selv ansvar for å ha et opplegg som tilfredsstiller regelverket. Datatilsynet vil foreta flere kontroller. Derfor kan det også være lurt å ta en siste sjekk før ferien for å se om rutinene hos dere er gode nok. Vi har laget en gratis sjekkliste som du finner nedenfor, og som vi håper kan være til hjelp.

Mer om Norsk Makulering finner du på norskmakulering.no.

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

 

Temaer: Makulering, personopplysninger, GDPR, sensitive data


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer