Er du i tvil om hva du bør makulere?

Av Pål Karlsen 7. jun 2018

Er du i tvil om hva du bør makulere?

Vi får av og til spørsmål om hva som er nødvendig å makulere. Svaret er at noe, for eksempel personopplysninger, er man lovpålagt å slette. Reglene for det innskjerpes med EUs personvernforordning (GDPR). For opplysninger i dokumenter betyr sletting å sørge for sikker makulering. Andre sensitive data bør man også slette, og er du i tvil – er det sikreste å makulere alt. 

1. juli blir GDPR innlemmet i en ny personopplysningslov i Norge. Da skjerpes regler og straffen for brudd blir vesentlig strengere. Man risikerer millionbot hvis personopplysninger kommer på avveie.

Hva er personopplysninger?

Den nye loven skiller mellom sensitive og vanlige personopplysninger. For behandling av førstnevnte kategori gjelder spesielle krav også til sletting. Sikker makulering er en god måte å oppfylle disse kravene på. Loven nevner følgende som sensitive personopplysninger:

  • rasemessig eller etnisk bakgrunn
  • politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
  • at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
  • helseforhold
  • seksuelle forhold
  • medlemskap i fagforeninger

Fødselsnumre og andre identifikasjonsnumre omfattes ikke av reglene for særlige kategorier av personopplysninger, men kan likevel ikke behandles fritt. Særlig hvis disse kan settes sammen med andre opplysninger hvis de kommer på avveie, kan faren for misbruk øke.

Sensitiv informasjon

Så finnes det mye annen sensitiv informasjon, som av ulike grunner bør makuleres. Også for disse gjelder det at det er kombinasjonen av flere opplysninger, som kan misbrukes når de settes sammen.

I noen sammenhenger vil disse opplysningene være taushetsbelagte, eller inngå som en del av avtaler og kundeforhold, som kan påføre eget og andre firmaer skade hvis uvedkommende får tilgang til dem.

Å lage en fullstendig liste over slik informasjon, er ikke mulig, men nedenfor er en del eksempler på dokumenter og informasjon som bør makuleres:

  • Pass
  • Boardingpass
  • Lønnsspesifikasjoner
  • Lønnsoppgaver
  • Ansettelsesavtaler
  • Bankgiroer
  • Navn
  • Adresser
  • Kontonumre
  • Selvangivelser
  • Kontoutkrifter
  • Inkassokrav
  • Regnskapsbilag man ikke lenger har plikt til å oppbevare
  • Dokumenter i bruk ved årsoppgjørene
  • Organisasjonskart
  • Styredokumenter
  • Referater

Listen kan gjøres en god del lengre, hvilket indikerer at det sikreste som sagt er å makulere alt.

Vil du ta en sjekk på om opplegget dere har når det gjelder makulering er godt nok, kan du ta sikkerhetstesten vår.

Nedenfor finner du også en gratis sjekkliste hvis du vil teste om virksomheten din etterlever kravene i GDPR.

 

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

Temaer: sikker makulering, GDPR, sensitive data, personopplysninger


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer