10 tips til bedre rutiner for makulering av dokumenter

Av Pål Karlsen 29. nov 2018

10 tips til bedre rutiner for makulering av dokumenter

Med den nye personopplysningsloven hvor EUs personvernforordning GDPR) er innlemmet, har det blitt enda viktigere å ha gode rutiner for makulering av dokumenter. Kommer dokumenter med personopplysninger på avveie kan det i verste fall føre til millionbøter. Dyrt på grunn av omdømmetap kan det også bli hvis annen sensitiv informasjon kommer i hendene på uvedkommende. I denne bloggen finner du noen tips som forhåpentligvis kan bedre makuleringsrutinene deres.

Informasjonssikkerhet

GDPR dreier seg om mye mer enn sletting av sensitive personopplysninger. Personvernreglene der gjelder hvordan man skal samle inn, behandle, oppbevare og slette opplysningene. Det betyr at virksomhetene må sørge for informasjonssikkerhet i alle ledd. Det må være en informasjonssikkerhetskultur i virksomheten. Er ikke den til stede, er det større sjanser for glipp også når det gjelder makulering.

Mørketallsundersøkelsen for 2018 tyder på at for mange ikke har en slik kultur. Det har vært for mange uønskede hendelser, men færre hos dem som har et godt system for informasjonssikkerheten. Derfor har NorSIS og NSM hvert år en omfattende kampanje for informasjonssikkerhet, som nylig er avsluttet.

Sikker makulering

Vi nærmer oss årsslutt, og det kan være en idé å gå gjennom egne rutiner for å starte 2019 med enda større trygghet og med enda sikrere makuleringsløsninger. Nedenfor er 10 tips som jeg håper kan være til nytte i en slik gjennomgang.

  1. Ta en ekstra sjekk på systemet dere har for informasjonssikkerhet og vurder om det er godt nok for å oppfylle GDPR-kravene. Nedenfor finner du en gratis sjekkliste for GDPR.
  2. Avklar hva som skal makuleres. Vær oppmerksom på at personopplysninger fra flere dokumenter kan settes sammen og gi muligheter for hacking og ID-tyveri. Det sikreste er derfor å makulere alt.
  3. Gå gjennom mulige hull i informasjonssikkerheten. De mest kjente sikkerhetshullene er, kopimaskiner, printere, skrivebord, papirkurv, møterom hvor gjenglemte og kastede dokumenter kan komme på avveie. Også en makuleringsmaskin kan være et slikt sikkerhetshull. Undersøkelser viser at åtte av ti av kontoransatte har funnet konfidensielle dokumenter ved kopimaskinen. 11 % har lest dem.
  4. Kvitt dere med papirkurvene ved skrivebordene. Det finnes flere eksempler på at sensitive dokumenter derfra har kommet på avveie. Å rive dokumentene i stykker og kaste dem i papirkurven er ikke sikker makulering.
  5. Lag skriftlige og så detaljerte rutiner for makulering som mulig og sørg for at makuleringen skjer fortløpende - helst daglig. Da er det mindre sjanse for at dokumenter blir gjenglemt.
  6. Sørg for at alle ansatte kjenner til rutinene dere har utarbeidet og ha grundig og repeterende opplæring. De ansatte bør vite hva de skal gjøre og mulige konsekvenser av at dokumenter kommer på avveie.
  7. Ha opplegg for å sjekke at vedtatte rutiner faktisk følges av alle. 
  8. Sørg for god kapasitet og tilgjengelighet for makulering. Det må være så enkelt for de ansatte som mulig å bidra til at sensitiv informasjon makuleres. Er det kø ved makuleringsmaskinen  eller dokumenter glemmes igjen ofte, er det et tegn på at andre løsninger bør velges. Et sikkert alternativ er plomberte makulringsbeholdere fra Norsk Makulering
  9. Ved valg av makuleringsleverandør så sjekk og kontroller sikkerhetsopplegget deres. Dere må ha trygghet for at sensitive dokumenter ikke kommer på avveie etter at de hentes hos dere.
  10. Er du opptatt av å vise miljøansvar, så sjekk om leverandøren sender kvernede dokumenter til gjenvinning.

 

 LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

Temaer: sikker makulering, GDPR, personopplysninger


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer