Det sikreste er å makulere alle papirdokumenter

Av Pål Karlsen 30. aug 2018

Norsk-Makulering_regnskap_makuleringsbeholder_foto_shutterstock_146644085-067459-edited.jpg

Undersøkelser viser at for mange virksomheter risikerer at sensitive data kommer på avveie fordi de ikke har gode nok rutiner for sikker makulering. Det har jeg også selv erfart ved besøk hos flere bedrifter. I disse GDPR-tider kan det være greit å minne om at sensitiv informasjon ikke bare dreier seg om personopplysninger. For å unngå bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.

Bryter du bestemmelsene om personvern i den nye personopplysningsloven hvor GDPR er innarbeidet, kan du få millionbot.  Men kommer dokumenter med annen sensitiv informasjon på avveie, kan den økonomiske konsekvensen bli stor på grunn av omdømmetap. Jeg blir derfor betenkt når jeg ved flere bedrifter har funnet regnskapstall, kundelister og omsetningstall i papirkurvene deres. Det skaper stor risiko for at de havner i søpla og derfra kan komme i hendene på uvedkommende.

Uønskede hendelser

Erfaringene mine understøttes av undersøkelser som er gjennomført av andre. De viser blant annet at hver fjerde virksomhet har uønskede sikkerhetshendelser. Åtte av ti kontoransatte har funnet konfidensielle dokumenter ved skriveren, som andre har glemt. 11 prosent leser dem.

Hva som er sensitiv informasjon som trenger gode sikkerhetsrutiner, må den enkelte bedrift selv vurdere. Det vil være informasjon om konkurranseforhold – både egne og kunders. Regnskapsopplysninger, anbudsdokumenter, fakturaer, kundelister, kundenummer, fakturadato, fakturanummer, og ordrenummer er andre eksempler. 

Du må være forberedt på at kundene dine vil sjekke hvordan dere håndterer informasjonen om dem i bedriften din.

Sikkerhetstest

Det sikre alternativet til å kaste dokumenter i søpla, er en plombert makuleringsbeholder.  Norsk Makulering kan tilby slike løsninger og sørger for sikker henting og transport av beholderne og makulering ved et lukket og overvåket anlegg.

Når personopplysningsloven nå er endret i tråd med GDPR, kan det være lurt å ta en ekstra sjekk på hva virksomheten din har gjort for å tilfredsstille de nye kravene. Pliktene er flere og ansvaret for daglig leder større. Nedenfor finner du en sjekkliste over ting du bør gå gjennom. Du kan også ta sikkerhetstesten vår.

LAST NED GRATIS SJEKKLISTE:EUs nye personvernforordning (GDPR)

Temaer: sensitiv informasjon, Makulering, regnskapstall, GDPR


Pål Karlsen's photo

Av: Pål Karlsen

Pål karlsen har jobbet som daglig leder i Norsk Makulering siden august 2016. Han har erfaring fra reklamebransjen hvor han var eier og daglig leder i Selskapet Markèr fra 1990 – 2000. Etter det har han vært 13 år i mediebransjen – både som adm. direktør i lokalavisen Sarpsborg Arbeiderblad, og som mediehusleder for (den gang) A-pressens aviser i Nedre Glomma og Halden. Fra 2013 – 2016 jobbet han for Ishockeyklubben Sparta Sarpsborg som daglig leder.

Epost

Kommentarer